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Die Kunst der Kommunikation

„Große Entwicklungen in Unternehmen kommen nie von einer Person. Sie sind das Produkt eines Teams.“ Steven Jobs

Ing. Franz Schoen
Ing. Franz Schoen
Ing. Franz Schoen
Ing. Franz Schoen
Ing. Franz Schoen

Die Schnittstelle, das Bindeglied oder kurz gesagt „der Schlüssel zum Erfolg“ besteht darin, die Kommunikation zu unseren  Kunden einfach zu gestalten. Das Auftragsmanagement sorgt dafür, die reibungslose Organisation hinsichtlich des Auftragsdurchlaufs im Betrieb sicherzustellen. Das Ziel des Auftragsmanagements ist es, neben der Koordination der internen Abläufe, die Zufriedenheit der Auftraggeber durch termingerechte, vertragskonforme und fehlerfreie Lieferungen der bestellten Produkte zu realisieren. Von der Planung bis hin zur Projektabwicklung der einzelnen Kundenaufträge lenkt Franz Schön diese unverzichtbare und höchst effiziente Abteilung. Das Bestreben des Auftragsmanagements liegt in einer zeitsparenden und effizienteren Auftragsabwicklung sowie der Verwirklichung einer letztlich höheren Kundenzufriedenheit. Wir waren für Sie am Ort des Geschehens und führten ein interessantes Interview mit dem Abteilungsleiter und Abwicklungsexperten Ing. Franz Schön.

 

Herr Schön, erzählen Sie uns bitte etwas über sich und Ihre bisherigen schulischen und auch beruflichen „Milestones“ bis zum heutigen Tag.
Die schulische Ausbildung folgte dem klassischen Weg: Angefangen in der Volksschule über die Hauptschule und den polytechnischen Lehrgang, begann ich danach eine Lehre als Maschinenschlosser, welche ich 1983 erfolgreich abschloss. Meine berufliche Laufbahn startete ich im gleichen Jahr im Werkzeugmaschinenbau der VOEST Alpine. Hier konnte ich meine ersten Erfahrungen mit dem Zusammenbau von Werkzeugmaschinen und den damit verbundenen Außenmontagen sammeln. Im Zuge meiner aktiven beruflichen Tätigkeit absolvierte ich im zweiten Bildungsweg die Werkmeisterschule Maschinenbau sowie die Höhere Technische Lehranstalt für Betriebstechnik /Maschinenbau. Bereits im Zuge dieser nebenberuflichen Ausbildung wechselte ich in den Angestelltenbereich, wo ich in der Einkaufsdisposition tätig war. Nach einigen Jahren Einkaufserfahrung ergab sich für mich die Möglichkeit, in das Auftragsmanagement zu wechseln. Während dieser Tätigkeit konnte ich neben dem Projektmanagement Kenntnisse hinsichtlich der Organisation und Abläufe eines Unternehmens erwerben und entsprechend umsetzen. Im Januar 1994 wurde mir die Leitung des Auftragsmanagements bei WFL anvertraut. Aufgrund der damaligen Firmengröße war ich hier sehr stark in die abteilungsübergreifenden Aufgaben involviert, unter anderem trug dies dazu bei, mein kaufmännisches Verständnis praxisbezogen zu erweitern. In den letzten Jahren besuchte ich eine Reihe von Fortbildungskursen, wie zum Beispiel die Ausbildung zur Sicherheitsfachkraft, Vertragsrecht, sowie zum Ausfuhrverantwortlichen in Bezug auf die Exportkontrolle, um hier einige aufzuzählen. 2014 wurde mein  Verantwortungsbereich durch die Bestellung zum Prokuristen entsprechend erweitert. All diese Erfahrungen und Ausbildungen sind meiner Meinung nach wesentliche Punkte, um eine Projektabwicklung bei WFL effizient und erfolgreich durchführen zu können.

 

Würden Sie uns einen typischen Arbeitstag bei WFL, in und rund um Ihre Abteilung schildern?
Ich starte meinen Arbeitstag gerne zeitig in der Früh. Das gibt mir die Möglichkeit, planbare Tätigkeiten möglichst störungsfrei und konzentriert abzuarbeiten. Sobald der Betrieb bei unseren Kunden und in den Abteilungen aufgenommen wird, ist es wichtig, jene Aufgaben zeitlich nach Dringlichkeit priorisiert abzuarbeiten. Dies erfordert eine gewisse Flexibilität, die natürlich nicht in Chaos ausarten darf. Tätigkeiten wie zum Beispiel das Prüfen von Verträgen, die Erstellung von Terminplänen und Auftragsbestätigungen, von Fortschrittsberichten usw. müssen  dann oft kurzfristig zurückgestellt und neu nach Dringlichkeit terminiert werden. Somit kann es schon vorkommen, dass es tagsüber manchmal stressig wird, speziell wenn Kundenabnahmen anstehen und hier noch nicht alles planmäßig läuft. Tagsüber wird es dann aufgrund von nicht planbaren Tätigkeiten oftmals hektisch. Auch den sogenannten spontanen Angelegenheiten wollen wir im Auftragsmanagement unsere volle Aufmerksamkeit schenken und den entsprechenden Beitrag an konstruktiven Lösungen liefern. Sowohl WFL-intern als auch gegenüber unseren Kunden. Der Arbeitstag ist meistens auch mit vielen Besprechungen belegt, um laufende Projekte und Prozesse optimal abhandeln zu können. Die wesentliche Aufgabe unserer Abteilung besteht unter anderem auch darin, die Kommunikationsbrücke zwischen den internen Abteilungen und den Kunden zu gewährleisten und somit für das perfekte Zusammenspiel sowohl intern als auch extern zu sorgen.

 

Was sind die Stärken Ihres Teams bzw. Ihrer Abteilung, wofür steht die Abteilung?
Das sind eindeutig die Flexibilität, das Engagement, die Teamfähigkeit und die lösungsorientierte Arbeit. Die abzuhandelnden Aufträge sowie die damit verbunden Herausforderungen können nur dann bestmöglich erledigt werden, wenn die einzelnen Personen und Abteilungen motiviert an die Sache herangehen und das auch gegenüber dem Kunden repräsentieren. Aber nicht nur diese Motivation, sondern auch der reibungslose Ablauf ist eine unserer vielen Stärken. Gelungene Aufträge und zufriedene Kunden sind unser Ziel und der Anspruch unserer Abteilung.

 

Angenommen Sie könnten sich für einen Beruf Ihrer Wahl entscheiden… was würden Sie machen?Diese Frage stellt sich für mich eigentlich nicht. Ich habe mich für diesen Beruf entschieden und versuche jeden Tag mein Bestes zu geben. Diese Arbeit macht mir Spaß und Freude, da ich sie mit großer Begeisterung erlernt habe und schon viele Erfahrungen sammeln durfte. Mit bestem Wissen und Gewissen werde ich also bei WFL  weiterhin mein Knowhow einbringen und meinen Beitrag dazu leisten, die Ziele, welche wir uns als WFL gesteckt haben, zu erreichen.

 

Wenn Sie sich Ihre Zufriedenheit im Beruf als Kurve vorstellen, wie würde diese Kurve im Zeitverlauf aussehen?
Es ist ähnlich wie in manchen Lebensphasen, es gibt Höhen und Tiefen. An erster Stelle sollte man aber Begeisterung und Hingabe an der Tätigkeit haben. Ich bin sozusagen mit der Firma WFL aufgewachsen und habe schon viel erlebt. Tiefen sind für mich Probleme, die ich jedoch als Herausforderungen sehe. Alles in allem ist es wie eine nach oben laufende Sinuskurve, bei der man mit jeder Herausforderung wächst und sich weiterentwickelt.

 

Welches Tier würde das Unternehmen WFL Ihrer Meinung nach besonders gut repräsentieren?
Ich bin nicht der besonders kreative Typ. Doch wenn ich es mir recht überlege, wie ich WFL als Unternehmen sehe und was uns zu dem gemacht hat, was unsere Kunden an uns schätzen, nämlich Flexibilität, rasches und vor allem lösungsorientiertes Arbeiten an Problemen, schnelles und unbürokratisches Anbieten und Realisieren von technischen Lösungen, interner Zusammenhalt etc., dann würde ich hier einen Vergleich mit einer Ameisenkolonie stellen, nämlich stark, teamfähig und sehr flexibel, fokussiert auf ein gemeinsames Ziel.

 

Was wäre aus Ihrem Leben – neben Familie, Freunden und Beruf – nicht wegzudenken?
Neben diesen essentiellen Dingen oder auch dem Hauptkern meines Lebens, ist für mich der Sport ein wichtiges Thema. Der Job ist oft sehr stressig und daher ist dieser Ausgleich für mich besonders wichtig. Beim Radfahren kann ich ideal abschalten und Ruhe finden. Nach Möglichkeit ein- bis zweimal unter der Woche, aber zumindest am Wochenende nehme ich mir diese Zeit. Es gibt natürlich Menschen, die mit Sport nichts anfangen können. Dabei kommt es aber immer darauf an, welchen Tätigkeitsbereich jemand ausübt. Wenn man den ganzen Tag geistig gefordert ist, ist körperlicher Ausgleich fast ein Muss. Hingegen bei körperlich schwerer Arbeit kann es durchaus entspannend sein, ein Buch zu lesen und zu relaxen, anstatt den Körper noch mehr zu fordern. Summa summarum, wenn Sport, dann Bewegung, die mir Spaß macht.

 

Was war einer Ihrer prägendsten Momente im Leben?
Eindeutig die Geburt meiner Kinder. Das war bis dato mit Abstand das wichtigste und prägendste Erlebnis in meinem Leben.

 

Was war Ihr Traumberuf als Kind?
In jungen Jahren stand Sport an erster Stelle: Skifahren, Fußball, Radfahren usw. Aus dem Hobby einen Beruf zu machen ist mit Sicherheit der Traum von jedem jungen Sportfan. Doch man wird von den Eltern in die richtige Richtung geschubst, um den passenden Job zu finden. Ich bin heute sehr froh, diesen Weg gegangen zu sein und habe Freude an meiner Tätigkeit.

 

Mit welchen Hürden bzw. Hindernissen sind Sie in Ihrer aktuellen Position konfrontiert?
Durch abteilungsübergreifende Arbeiten und den positiven Umstand unserer wachsenden Firmenstruktur gibt es da und dort Herausforderungen, die gelöst werden müssen. Wenn man es mit der Vergangenheit, in der es weniger strukturierte Abläufe gab, vergleicht, sind Prozesse, die mehrere Abteilungen umfassen, heute erheblich  schwieriger zu koordinieren. Hier ist dann auch Zeit ein entscheidender Faktor. Diese durchaus wichtigen systemtechnischen und organisatorischen Anpassungen dürfen jedoch nicht unser Tagesgeschäft und die ordnungsgemäße Abwicklung der Aufträge beeinflussen. Meine Zielsetzung ist es also, die Abwicklung von Projekten gegenüber
unseren Kunden zu deren vollster Zufriedenheit umzusetzen.

 

Wenn Sie drei geschichtliche Personen zum Essen einladen könnten, welche wären das?
Ich würde drei unterschiedliche Personen aus unterschiedlichen Epochen auswählen. Albert Einstein, ein Genie von Kopf bis Fuß. Wie war seine Denkweise? Wie war er privat? Und welchen Input könnte er mir geben? Zum zweiten wäre da Mahatma Gandhi, der eine besondere Weltanschauung hat und eine großartige Weisheit an den Tag legt. Zu guter Letzt interessieren mich Politik und dessen Zusammenhänge. Hier wäre Barack Obama ein perfekter Gesprächspartner, der viel bewegt hat. Ich glaube, dass diese Herren einiges zu erzählen hätten. Der eine Genie, der andere Weltverbesserer und der nächste mit neuen Ansätzen in der Weltpolitik. Sozusagen ein sehr interessantes Abendessen mit interessanten Gesprächen und einem spannenden Aufeinandertreffen.

 

Gibt es etwas, das Sie unbedingt noch erleben wollen? Was steht auf Ihrer persönlichen „Bucket-List“ unter den Top 3?
Die gemeinsame Zeit mit meiner Familie ist mir sehr wichtig. Speziell die Kinder wachsen heran und gemeinsame Urlaube mit der Familie werden seltener. Daher möchte ich dies in den nächsten Jahren noch intensiv nutzen. Was ich mir schon seit längerer Zeit vornehme, ist eine ausgedehnte Radtour über mehrere Tage mit Freunden, bei  dem der sportliche Spaßeffekt natürlich nicht zu kurz kommen darf. Beruflich besteht mein Ehrgeiz darin, bei WFL die Wertigkeit unserer Firma zu erhalten und unseren guten Ruf auszubauen.

 

Wie sieht Ihrer Meinung nach die Zukunft von WFL aus?
Wir haben, wie schon erwähnt, einen guten Ruf und herausragende Produkte, Spitzentechnologien und tolle Mitarbeiter. Wir müssen also unser Team zusammenhalten und weiter ausbauen, denn nur so sind die Voraussetzungen gegeben, dass sich der Kunde auf uns verlassen kann und Topqualität und Leistung bekommt.

 

Welche Eigenschaft schätzen Sie besonders bei anderen Menschen?
Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit und Handschlagqualität finde ich sehr wichtig. Auch im Umgang mit Kunden sind diese Eigenschaften unverzichtbar.

 

Wie sieht Ihr Erfolgsrezept bei WFL aus?
Wichtig sind die Mitarbeiter. Ein gutes Unternehmen funktioniert nur mit guten Mitarbeitern, die Motivation und Spaß an der Arbeit haben. Nur so funktioniert der Weg in Richtung erfolgreicher Zukunft und das Erreichen der Ziele von WFL.

 

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